Creazione di un'Organizzazione

Una nuova organizzazione viene creata dal proprietario direttamente dalla dashboard. Il processo di creazione prevede l'inserimento del nome dell'organizzazione e, facoltativamente, il caricamento di un logo. Dopo la creazione, l'attività attuale dell'utente viene collegata automaticamente e l'utente che ha avviato il processo diventa il proprietario dell'organizzazione. La dashboard passa quindi alla vista organizzazione.

Passaggi

• L'utente root (proprietario) crea un'Organizzazione dalla dashboard (in alto a destra)
• Definisce il nome dell'organizzazione e carica un logo. Se questo passaggio viene saltato, viene mostrato un logo predefinito
• Viene creata una nuova pagina organizzativa; l'attività attuale viene collegata automaticamente
• L'utente diventa il proprietario dell'organizzazione (la persona che la crea)
• La dashboard passa ora alla vista organizzativa

Collegamento delle attività all'Organizzazione

Nella panoramica dell'organizzazione, è possibile aggiungere nuove attività tramite "Invita attività".

Passaggi

• Vai su Panoramica Organizzazione → Invita attività
• Scegli il Paese → inserisci il Numero di Registrazione dell'Attività
• Facoltativo:
• Accesso utenti aggiuntivo: seleziona gli utenti dell'organizzazione già esistenti che dovranno ottenere l'accesso quando l'invito verrà accettato.
• Accesso attività aggiuntivo: seleziona altre attività dell'organizzazione a cui il proprietario invitato dovrà avere accesso.

Sono possibili due esiti:

• Se il numero di registrazione corrisponde a un'attività Klearly già esistente, il proprietario riceve una email con la richiesta di accettare o rifiutare l'invito.
• Se il numero non è ancora registrato in Klearly, l'attività compare come "In sospeso" fino al completamento dell'onboarding.

Cosa si vede nella Panoramica Organizzazione:

• Attività collegate (sono visibili tutte le attività collegate che appartengono all'organizzazione. Le attività a cui si ha accesso sono evidenziate; quelle a cui non si ha accesso sono in grigio ma comunque visibili).
• Inviti in sospeso, con un tooltip informativo che spiega i motivi più comuni (onboarding non completato / nessuna azione ancora effettuata / numero non corrispondente).

Gli inviti in sospeso possono essere revocati in qualsiasi momento. La rimozione di un'attività collegata non può essere effettuata dalla dashboard e deve essere gestita dal Supporto (superadmin business manager Klearly).

Aggiunta di utenti e gestione dei permessi

All'interno della Gestione Permessi, è possibile aggiungere membri del team all'organizzazione.

• Se un utente esiste già all'interno di una qualsiasi attività collegata, può essere selezionato direttamente, gli si può assegnare l'accesso a specifiche attività e definire un'attività predefinita, che determina l'ambiente visualizzato al login.
• Se l'utente è nuovo su Klearly, si può inserire la sua email e assegnare l'accesso alle attività. Verrà quindi inviata una email di invito.

Gli utenti già esistenti ottengono l'accesso immediatamente. I nuovi utenti devono completare la creazione dell'account prima di essere indirizzati alla vista organizzazione.

Utilizzo delle viste Multilocation

Nella dashboard e nelle viste delle transazioni, un selettore in alto consente di filtrare per tutte le attività o per un sottoinsieme scelto. Nell'elenco delle transazioni, una colonna dedicata indica l'attività associata a ciascuna transazione.

Il reporting include:

• Una panoramica vendite a livello di organizzazione, che mostra i totali combinati oltre alla ripartizione per singola sede. Gli utenti possono selezionare quali sedi includere nella vista aggregata.
• Report a livello di singola attività (transazioni, pagamenti, contabilità), a cui si continua ad accedere dalle rispettive dashboard delle attività. La navigazione tra le attività avviene tramite il selettore in alto.

Modifica o rimozione dell'accesso

Nella Gestione Permessi, l'accesso di un utente può essere modificato aggiungendo o rimuovendo attività e salvando le modifiche.

Quando viene rimosso l'accesso a un'attività collegata, il sistema chiede di scegliere: rimuovere l'utente solo da quella singola attività oppure dall'intera organizzazione.

Gli utenti non possono essere rimossi dalla loro attività predefinita, poiché questa è l'attività utilizzata per l'autenticazione e il login.

Domande generali

D: Chi può creare un'Organizzazione?

Solo il proprietario (utente root) di un'attività Klearly già esistente può creare un'Organizzazione. Una volta creata, quell'utente diventa il Proprietario dell'Organizzazione e può invitare altre attività e utenti.

D: Quante attività possono essere collegate a un'Organizzazione?

Al momento non c'è un limite fisso.

D: Una persona può appartenere a più Organizzazioni?

Sì. Ma ogni organizzazione appare come una vista dashboard separata. Non è possibile visualizzare più organizzazioni contemporaneamente.

D: Cosa succede se un merchant ha più VAT o nomi commerciali?

Può collegare ogni KVK/nome commerciale come attività separata all'interno di un'unica Organizzazione.

D: C'è un costo aggiuntivo per l'uso di Multi-Location?

No, non nel lancio iniziale. Fa parte dell'esperienza già esistente della Klearly Dashboard.

Creazione e collegamento delle attività

D: Cosa succede se il Numero di Registrazione dell'Attività è errato o digitato male?

Comparirà uno stato In sospeso. Il sistema non lo abbinerà a nessuna attività esistente. È possibile eliminare l'invito in sospeso e reinviarlo con il numero corretto.

D: Perché usare il Numero di Registrazione dell'Attività invece degli inviti via email?

Evita confusione e garantisce che ci si colleghi all'entità aziendale corretta (un Numero di Registrazione dell'Attività = un'attività verificata).

D: Posso invitare più attività contemporaneamente?

Non ancora. Ogni attività viene invitata singolarmente per garantire la corretta proprietà e i permessi.

D: Come fa l'attività invitata ad accettare?

Il proprietario riceve una email → effettua il login → clicca su Accetta nel popup della dashboard.

Accesso utenti e permessi

D: Chi può invitare utenti?

I Proprietari e gli Admin dell'Organizzazione (in base ai permessi) possono invitare o gestire utenti.

D: Posso dare a un manager l'accesso solo ad alcune sedi?

Sì. Durante l'invito, è possibile selezionare quali attività dovrà vedere.

D: Cos'è un'Attività Predefinita?

È l'attività collegata al login dell'app mobile. Gli utenti della dashboard web possono comunque passare tra tutte le sedi a loro assegnate, ma avranno accesso all'app solo per 1 attività.

D: Collegare un'attività porta con sé tutti i membri del team di quell'attività?

No. Si unisce automaticamente solo il proprietario e, facoltativamente, altri utenti specificamente selezionati; è possibile aggiungerne altri in seguito tramite i Permessi dell'Organizzazione.

D: Gli utenti possono cambiare da soli la propria Attività Predefinita?

No. Per evitare problemi con l'abbinamento dei dispositivi POS, in caso di necessità di modifica occorre contattare il supporto, che effettuerà la modifica.

D: Posso rimuovere un utente da una sede senza eliminarlo dall'organizzazione?

Sì. Da Gestione Permessi → Gestisci Accesso → rimuovi l'attività → Salva Modifiche.

D: Cosa succede se un dipendente (con ruolo admin) lavora in più sedi?

Può essere collegato a più attività all'interno di un'unica Organizzazione, con un unico login.

Report e Dashboard

D: Cosa include il Report Panoramica Vendite Aggregato?

Tutti i dati di vendita delle attività selezionate: totali, mance, rimborsi e ripartizione per singola attività.

D: Posso vedere i report per dipendente o per dispositivo a livello di organizzazione?

No, questi restano specifici per sede.

D: Posso esportare i report aggregati?

Sì. Il report può essere esportato come i report già esistenti.

D: I filtri si applicano ovunque?

Sì, il filtro attività si applica a tutti i widget della dashboard e ai report.

D: Possiamo programmare l'invio automatico dei report aggregati?

Non ancora. È una richiesta di funzionalità generale attualmente presente nel nostro backlog.

Casi particolari e Supporto

D: Un'attività risulta 'In sospeso' da giorni.

O l'invito non è stato accettato, oppure l'attività non ha completato l'onboarding. È possibile eliminare e reinviare l'invito una volta pronti.

D: Non vedo tutte le sedi nel proprio menu a tendina. Perché?

Vede solo le attività a cui ha accesso esplicito. Il Proprietario dell'Organizzazione può aggiornare il suo accesso in Gestione Permessi.

D: Posso scollegare un'attività da solo?

Non ancora. Per motivi di sicurezza, le eliminazioni passano dal Supporto.

D: Funziona con l'app mobile?

No. Multi-Location è disponibile solo nella dashboard web. È ovviamente responsive per mobile.

D: L'aggiunta di più sedi influisce sui pagamenti o sui contratti?

Ogni attività mantiene i propri dettagli di pagamento e contratti. Vengono semplicemente raggruppate sotto un'unica Organizzazione per comodità di gestione.

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